Gertrud-Koch-Gesamtschule
gemäß Art. 13, 14 DSGVO für die Online-Terminvergabe zum Schüler_innen - Elternsprechtag (13 Abschnitte)
Verantwortlich im Sinne der DSGVO:
Gertrud-Koch-Gesamtschule
Edith-Stein-Str. 20, 53844 Troisdorf
E-Mail: support@gkge.de
Technischer Betreiber (Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO):
Sascha Meyer
Taubengasse 16, 53840 Troisdorf
E-Mail: info@digitroisdorf.de
Zwischen der Schule und dem technischen Betreiber besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.
Diese Webanwendung dient ausschließlich der Organisation und Durchführung des Schüler_innen-Elternsprechtags. Die erhobenen Daten werden zur Terminvergabe, Terminverwaltung und zur Kommunikation mit den Erziehungsberechtigten verarbeitet.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse) in Verbindung mit § 120 SchulG NRW und § 1 VO-DV I NRW. Die Angabe der E-Mail-Adresse ist freiwillig und erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Folgende personenbezogene Daten werden verarbeitet:
Es werden keine Tracking-Cookies, Analysedienste oder Drittanbieter-Scripts eingesetzt. Es findet kein Profiling statt.
Die Daten werden ausschließlich schulintern verarbeitet und sind zugänglich für:
Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Sofern ein externer Hosting-Dienstleister eingesetzt wird, besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.
Auf Wunsch kann das Sekretariat oder die Administration für ein Kind einen zweiten Zugangscode erstellen. Beide Codes ermöglichen die unabhängige Buchung von Gesprächsterminen. Jeder Code ist eigenständig (eigene E-Mail-Adresse, eigene Terminübersicht). Es wird kein Grund für die Erteilung des Zweitcodes gespeichert.
Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist freiwillig und wird erst abgefragt, wenn Erziehungsberechtigte eine Terminübersicht per E-Mail erhalten möchten. Die E-Mail-Adresse wird ausschließlich für den Versand der Terminübersicht und ggf. Terminabsagen (z.B. bei Abwesenheit einer Lehrkraft) verwendet und nicht an Dritte weitergegeben.
Darüber hinaus können Erziehungsberechtigte ihre Termine als Kalenderdatei (.ics) herunterladen. Die Datei wird serverseitig aus den bereits gespeicherten Buchungsdaten erzeugt und enthält ausschließlich die eigenen Termine des jeweiligen Kindes. Es werden dabei keine zusätzlichen personenbezogenen Daten erhoben.
Lehrkräften steht ein persönlicher Tagesplan als PDF zur Verfügung, der die eigenen Termine chronologisch anzeigt und für den Sprechtag ausgedruckt werden kann.
Administration und Sekretariat können zusätzlich einen Klassenaushang als PDF erzeugen, der pro Klasse alle Gesprächstermine mit Namen der Schüler_innen enthält. Diese Aushänge sind zur Anbringung am Klassenraum am Sprechtag vorgesehen. Sie sind so zu handhaben, dass Einsicht nur im Rahmen der schulischen Organisation erfolgt, und nach dem Sprechtag zeitnah zu vernichten.
Die PDF-Dateien werden direkt im Browser erzeugt. Es erfolgt keine serverseitige Speicherung und keine Übermittlung an Drittanbieter.
Zur Nachvollziehbarkeit und Fehlerbehebung werden Anmeldungen, Buchungsvorgänge und administrative Aktionen mit Zeitstempel, Benutzername und IP-Adresse protokolliert. Die Protokolldaten sind ausschließlich für die Administration einsehbar und werden gemeinsam mit den übrigen Daten nach dem Elternsprechtag gelöscht.
Alle erhobenen Daten werden spätestens 4 Wochen nach dem Elternsprechtag gelöscht. Backups der Datenbank werden nach demselben Zeitraum entfernt. Die Löschung erfolgt durch den Administrator.
Sie haben gegenüber der Schule folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die Schulleitung oder den schulischen Datenschutzbeauftragten.
E-Mail: support@gkge.de